Krajowy System e-Faktur (KSeF) – przygotowania do obowiązku od 1 lutego

Spotkanie szkoleniowo-informacyjne w PUW w Rzeszowie

Istotnym elementem regionalnych działań edukacyjnych było spotkanie szkoleniowo-informacyjne poświęcone zasadom wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur, które odbyło się w Podkarpackim Urzędzie Wojewódzkim w Rzeszowie.

W wydarzeniu udział wzięli przedsiębiorcy, a także przedstawiciele służb, inspekcji i straży wojewódzkich oraz pracownicy działów finansowych, księgowych i informatycznych z terenu województwa podkarpackiego. Spotkanie było okazją do omówienia zarówno aspektów prawnych, jak i praktycznych związanych z wdrożeniem KSeF.

Część szkoleniowo-informacyjną poprowadzili: Piotr Bauman – zastępca dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Rzeszowie, Beata Gąsior – kierownik Referatu Analiz i Planowania oraz Wymiany Informacji Międzynarodowej w Podkarpackim Urzędzie Skarbowym oraz Bartłomiej Gradowski – kierownik Referatu Czynności Analitycznych i Sprawdzających w Urzędzie Skarbowym w Łańcucie.

Eksperci przedstawili harmonogram wdrażania KSeF, omówili najczęstsze wątpliwości podatników oraz wskazali dobre praktyki przygotowania organizacji do obowiązkowego korzystania z systemu. Spotkanie było elementem cyklu działań edukacyjno-informacyjnych wspierających wdrażanie KSeF w województwie podkarpackim.

Wydłużone godziny pracy urzędów skarbowych

W dniach 26–30 stycznia urzędy skarbowe (z wyjątkiem urzędów wyspecjalizowanych) pracują w wydłużonych godzinach – do godziny 20.00. W tym czasie każdy zainteresowany podatnik może:

• spotkać się z pracownikiem urzędu skarbowego,
• uzyskać indywidualne wyjaśnienia dotyczące KSeF,
• zadać pytania związane z obsługą systemu,
• przetestować KSeF w zakresie logowania oraz odbierania faktur.

Dyżurujący pracownicy udzielają informacji na temat funkcjonowania systemu oraz omawiają najważniejsze kroki, jakie należy podjąć, aby przygotować firmę do obsługi KSeF. Działania te mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom płynnego przejścia na nowy model fakturowania.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna umożliwiająca: wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie faktur i przechowywanie dokumentów w jednym, centralnym systemie.

System zapewnia bezpieczeństwo danych, ich integralność oraz możliwość bieżącej weryfikacji dokumentów przez administrację skarbową. Każda faktura wystawiona lub odebrana w KSeF posiada unikalny numer KSeF oraz kod QR, co ułatwia identyfikację i kontrolę dokumentów.

Nie mogą się jednak z tym zgodzić politycy, według których „nowa regulacja całkowicie zdezorganizuje życie przedsiębiorców, wprowadzając mechanizmy kontrolne na niespotykaną dotąd skalę”. Przedstawiciele Konfederacji wyrazili swój sprzeciw przed PUW w Rzeszowie.

Obowiązek korzystania z KSeF od 1 lutego

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami, a od 1 lutego br., wszystkie firmy będą zobowiązane do odbierania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby pobrać fakturę, wystarczy zalogować się do jednego z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, takich jak:

• Aplikacja Podatnika KSeF,
• Aplikacja Mobilna KSeF,
• e-mikrofirma.

Po uwierzytelnieniu, np. za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, użytkownik przechodzi do zakładki „Lista faktur”, gdzie znajdują się wszystkie dokumenty wystawione na dany numer NIP. Faktury można pobrać w formacie PDF, zapisać lub wydrukować.

Przygotowanie do zmian

Zarówno wydłużone godziny pracy urzędów skarbowych, jak i spotkania szkoleniowe – takie jak to zorganizowane w Podkarpackim Urzędzie Wojewódzkim w Rzeszowie – pokazują, że administracja skarbowa kładzie duży nacisk na wsparcie informacyjne podatników. Wczesne zapoznanie się z KSeF oraz skorzystanie z dostępnych form pomocy pozwoli przedsiębiorcom sprawnie dostosować się do nowych obowiązków i uniknąć problemów po wejściu przepisów w życie.