ZUS ostrzega: tysiące wniosków o zaświadczenia stażowe odrzuconych

Co można zrobić w razie odmowy?

Rzecznik podkreśla, że w takich przypadkach warto przedstawić pracodawcy inne dokumenty potwierdzające aktywność zawodową, np. umowy zlecenia czy dokumenty określające okres wykonywania pracy. Może to mieć znaczenie np. przy ustalaniu prawa do dłuższego urlopu.

- Nie wydamy zaświadczenia, gdy nie mamy żadnych dokumentów potwierdzających czyjąś pracę lub zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych – wyjaśnia Wojciech Dyląg, rzecznik prasowy ZUS na Podkarpaciu. Jak dodaje: – Tak jest m.in. w przypadku studentów do 26. roku życia pracujących na umowie zlecenia, od których nie były odprowadzane składki. Podobnie w sytuacji, gdy ktoś wnioskuje o potwierdzenie zagranicznych okresów zatrudnienia lub prowadzenia działalności gospodarczej za granicą.

Osoby, które mają wątpliwości, o jakie okresy mogą wnioskować, ZUS zachęca do kontaktu telefonicznego (tel. 22 560 16 00), skorzystania z e-wizyty lub odwiedzenia dowolnej placówki Zakładu.

Nowe zasady od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy będzie można doliczyć także inne okresy aktywności zawodowej niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy będą obowiązywać:

• od 1 stycznia 2026 r. – w jednostkach sektora finansów publicznych,
• od 1 maja 2026 r. – u pozostałych pracodawców.

– Kodeks pracy jasno wskazuje okresy, które można zaliczyć do stażu pracy, ale wyłącznie po uzyskaniu z ZUS stosownego zaświadczenia – zastrzega Dyląg.

Jakie okresy można zaliczyć?

ZUS może wydać zaświadczenie m.in. za okresy, w których osoba:

• opłacała składki emerytalne i rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej,
• była objęta ubezpieczeniami z tytułu umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub współpracy,
• korzystała z tzw. ulgi na start,
• sprawowała osobistą opiekę nad dzieckiem przy zawieszonej działalności gospodarczej.

Tylko elektronicznie przez eZUS

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć wyłącznie elektronicznie przez konto na platformie eZUS. Od 1 stycznia 2026 r. dostępny jest formularz USP – Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy, do którego prowadzi specjalny kafelek w menu systemu.

ZUS przypomina, że zaświadczenia generowane elektronicznie są ważne nawet bez odręcznego lub kwalifikowanego podpisu.

– Zaświadczenia, decyzje oraz inne pisma mogą zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Taki podpis zawiera dokument wygenerowany w systemie teleinformatycznym ZUS – dodaje rzecznik.

Kiedy ZUS odmawia wydania zaświadczenia?

Najczęstsze powody odmowy to m.in.:

• wskazanie okresu pracy na zleceniu w czasie, gdy wnioskodawca był studentem lub uczniem do 26. roku życia,
• brak obowiązku opłacania składek z powodu innego tytułu ubezpieczenia,
• błędy lub brak dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w ZUS.

– Jeżeli na koncie klienta nie ma informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń, Zakład wyda decyzję odmowną. Jeżeli jednak klient posiada dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć odpowiednie dokumenty – podkreśla W. Dyląg.

Taki wniosek można złożyć elektronicznie przez eZUS (formularz POG), listownie lub osobiście w dowolnej placówce ZUS.